Asioiden kirjaaminen
Ilmoitusvelvollisuus
Lastensuojeluasiakkuuden alkaminen
Lastensuojelutarpeen selvitys
Lapsen mielipiteen selvittäminen
Asiakassuunnitelma
Avohuollon tukitoimet
Kiireellinen sijoitus ja huostaanotto
Sijaishuolto
Rajoitustoimenpiteiden kirjaaminen
Jälkihuolto
Yksityisesti sijoitetun lapsen hoidon valvonta
Asiakasasiakirjojen teksteistä ja merkinnöistä
Asioiden kirjaaminen
Lastensuojelulaki 33§ (Finlex)
- Lastensuojelun työntekijöillä on kirjaamisvelvollisuus: lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin on merkittävä lastensuojeluasian vireille tulosta lähtien kaikki lapsen tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot
- Asiakasasiakirjojen huolellinen laatiminen palvelee asiaan osallisten, erityisesti lapsen ja hänen huoltajansa, oikeusturvaa
- Asiakasasiakirjojen laatimisesta voidaan antaa tarkempia säännöksiä STM:n asetuksella
- Lasta koskevilla asiakirjamerkinnöillä on merkitystä arvioitaessa lastensuojelun tarvetta ja sen johdosta järjestettäviä palveluja ja tukitoimia. (esimerkiksi näytön arvioiminen huostaanotossa ja sijaishuollossa)
- Kirjaamisvelvoite koskee sekä avo- että sijaishuoltoa
- Keskeiset lait ovat lastensuojelulaki, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, henkilötietolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (Finlex).
Ilmoitusvelvollisuus
Lastensuojelulaki 25§ (Finlex)
- Lastensuojeluilmoitus (sisältö ja tekijä) tulee aina kirjata lapsen asiakirjoihin
- Jos kyseessä on lastensuojelulain 25§ (Finlex) mukainen anonyymi ilmoittaja, ilmoittajan ei tarvitse kertoa nimeään sosiaalityöntekijälle, jos hän ei halua. Jos nimi on kirjattu asiakastietoihin, sosiaalityöntekijä saattaa joutua luovuttamaan tiedot.
- Ilmoituksen tekijän ei tulisi merkitä ilmoitusta tai sen sisältöä ylläpitämiinsä asiakirjoihin, jollei ilmoituksen sisällöllä ole samalla merkitystä ilmoituksen tekijälle kuuluvan palvelun järjestämiseksi tai toiminnan hoitamiseksi
Kunnan on ylläpidettävä rekisteriä lastensuojeluilmoituksista.
Rekisteristä tulee ilmetä:
- ilmoitusten määrä ja syyt, joilla ilmoitukset on tehty
- lasten iät ja sukupuolet
- mitä selvitystyötä on tehty
- toimenpiteet, joihin ilmoitusten perusteella on ryhdytty
- millä perusteella ilmoitukset eivät ole johtaneet asiakkuuden syntymiseen
Jos lapsi muuttaa pois kunnasta lastensuojelutarpeen selvityksen aikana tai olleessaan lastensuojelun asiakkaana, sosiaalitoimen on ilmoitettava muutosta viipymättä uudelle asuinkunnalle. Ilmoituksen yhteydessä on toimitettava uuteen asuinkuntaan asiaan liittyvät tarvittavat asiakirjat. Ilmoituksesta tehdään merkintä lapsen asiakirjoihin, minne ja mitä tietoja on toimitettu.
Dokumentoinnin sisältö:
- ilmoituksen tekijä
- lapsen yhteystiedot
- huolen syy
- perhetiedot
- kirjaaja ja ajankohta
Lastensuojeluilmoituslomakkeet
Toimintatapoja:
- ilmoitus kirjataan aina myös asiakastietojärjestelmään
- kirjaus ilmoituksessa mainitun lapsen kohdalle, jos perheessä on monta lasta, avataan tarvittaessa asiakkuus jokaiselle lapselle
- aiheeton ilmoitus kirjataan aina
- yhteydenotto ja tapaamisen sopiminen (lapsen/asiakkaan) kirjataan
- tapaaminen sovitaan puhelimitse tai kirjeitse
Lastensuojeluasiakkuuden alkaminen
Lastensuojelulaki 26§ (Finlex)
Lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta on tehtävä merkintä lapsen asiakirjoihin ja ilmoitettava lastensuojelun asiakkuuden alkamisesta lapselle ja huoltajalle suullisesti tai kirjallisesti
- asiakirjoihin on kirjattava milloin, miten, kenen toimesta ja kenelle on annettu tiedot sekä jos tietoa asiakkuuden alkamisesta ei ole annettu, niin miksi ei.
Asiakkuuden alkaessa lapselle tulee nimetä lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä ja tästä tulee tehdä merkintä asiakirjoihin. Sosiaalityöntekijällä on velvollisuus tehdä asiakirjamerkintöjä lastensuojeluasian vireille tulosta alkaen. Kun lastensuojelun asiakkuus päättyy, tästä tulee tehdä merkintä lapsen asiakasasiakirjoihin.
Lastensuojelutarpeen selvitys
Lastensuojelulaki 27§ (Finlex)
Lastensuojelutarpeen selvityksestä laaditaan kirjallinen yhteenveto.
Yhteenvetoon tulee kirjata:
- selvityksen sisältö
- käytetyt työmenetelmät ja tehtyjen havaintojen kuvaus tiiviisti ja lyhyesti
- lapsen, vanhempien ja työntekijöiden näkemys tilanteesta
- jos selvityksen aikana on työskennelty perheen lähi- ja/tai viranomaisverkoston kanssa, myös heidän näkemyksensä tulee kirjata yhteenvetoon
Yhteenvedossa sosiaalityöntekijä ottaa kantaa siihen, täyttyvätkö lastensuojelun asiakkuuden kriteerit ja perustelee kantansa. Yhteenvetoon voidaan kirjata myös se, että perhe ja lapsi ohjataan muiden kuin lastensuojelun palvelujen piiriin, jos lastensuojelun asiakkuuden alkamiselle ei ole tarvittavia perusteita.
Asiakkuuden päätös kirjataan perusteluineen asiakaskertomukseen ja todetaan, että ei ole aihetta lastensuojelutoimenpiteisiin. Asiakasta informoidaan asiakkuuden päättymisestä kirjallisesti.
Lapsen mielipiteen selvittäminen
Lastensuojelulaki 20§ (Finlex)
Lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja pääasiallinen sisältö on kirjattava lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin
- Lasta koskevissa asiakirjoissa on kuvattava, miten, missä ja millä tavoin lapsen mielipidettä on selvitetty sekä kuka tai ketkä henkilöt ovat lapsen mielipidettä selvittäneet. Lisäksi on merkittävä, ketä on ollut läsnä lapsen mielipidettä selvitettäessä.
- Lapsen mielipidettä kirjattaessa on perusteltua suorittaa kirjaukset autenttisesti, juuri siten ja sellaisia ilmaisumuotoja käyttäen, kuin lapsi on käyttänyt ja asian ilmaissut.
- Lapsen asiakirjoihin merkitään myös mitä lapselta on kysytty (kysymysten sisältö ja niihin annetut vastaukset) ellei ole käytettävissä videota tai muuta nauhoitetta tilanteesta
- Asiakirjoihin on kuvattava ja kirjattava työntekijän havainnot ja lapsen kertoma ilman analysointia ja johtopäätöksiä.
- Lapsen mielipiteellä on suora vaikutus päätöksentekoon, joten on tärkeää, että tarvittaessa voidaan varmistua kuulemisen tai mielipiteen selvittämisen asianmukaisuudesta.
- Erityisen tärkeää huolellinen kirjaus on silloin, kun lapsen kertoma on erilainen riippuen siitä, kuka mielipidettä on selvittänyt ja missä tilanteessa se on tehty.
- Lapsen mielipiteen selvittämättä jättäminen tulee olla poikkeuksellista ja asiakirjoihin tulee merkitä, miksi mielipide on jätetty selvittämättä.
- Jos lasta on tavattu vastoin huoltajan suostumusta, on lapsen asiakirjoihin kirjattava ja perusteltava ne välttämättömät syyt, jotka ovat edellyttäneet lapsen tapaamista vastoin huoltajien suostumusta tai kieltoa. Asiakirjoihin tulee merkitä myös miten tapaaminen on järjestetty, lastensuojelulaki 29§ (Finlex).
Asiakassuunnitelma
Lastensuojelulaki 30§ (Finlex)
Asiakassuunnitelma on laadittava aina lastensuojelutarpeen selvityksen jälkeen, jos lapsen lastensuojeluasiakkuus alkaa. Ainoastaan silloin, kun on kyse yleisluonteisesta neuvonnasta tai ohjauksesta, voidaan suunnitelma jättää laatimatta. Asiakassuunnitelma tulee laatia kirjallisesti yhteistyössä lapsen ja huoltajan sekä tarvittaessa lapsen muun laillisen edustajan, vanhemman, muun lapsen hoidosta ja kasvatuksesta vastaavan taikka lapselle läheisen henkilön sekä lapsen huoltoon keskeisesti osallistuvan tahon kanssa. Jos osapuolilla on erilaisia näkemyksiä asioista, poikkeavat näkemykset tulee kirjata asiakassuunnitelmaan. Laki ei edellytä allekirjoituksia asiakassuunnitelmiin. Suunnitelma pitää antaa molemmille huoltajille sekä lapselle tiedoksi iän ja kehitystason mukaisesti.
Lue lisäksi sijaishuollon dokumentointi.
Avohuollon tukitoimet
Lastensuojelulaki 35-37§ (Finlex)
- Lapsen asiakastietoihin pitää merkitä aina kaikki lapselle ja/tai perheelle annetut ja tarjotut tukitoimet, vaikka lapsi ja/tai perhe ei ottaisi niitä vastaan.
- Jos lapsi ja/tai perhe kieltäytyy tukitoimista, tulee kieltäytymisen syy kirjata asiakaskirjoihin.
- Jos lapsi ja/tai perhe pyytää sellaisia tukitoimia, joita ei voida tarjota, on asiasta tehtävä merkintä asiakaskirjoihin ja perusteltava, miksi ko. tukitoimea ei ole tarjottu tai miksi ko. tukitoimi ei ole sopiva.
Kiireellinen sijoitus ja huostaanotto
Lisätietoa aiheeseen liittyen:
Kiireellinen sijoitus
Kiireellisen sijoituksen jatkaminen ja lakkaaminen
Huostaanoton dokumentointi
Asianosaisten kuuleminen
Asiakirjoihin on kirjattava mihin tahoihin on oltu tai yritetty olla yhteydessä.
Sijaishuolto
Lisätietoa aiheeseen liittyen
Dokumentointi ja suunnitelmat sijaishuoltoon siirryttäessä
Sijaishuollon dokumentointi
Päätöksenteko ja kirjaaminen sijaishuollon rajoitustoimenpiteissä
Rajoitustoimenpiteiden kirjaaminen
Lastensuojelulaki 74§ (Finlex)
Rajoitustoimenpiteet tulee aina kirjata lapsen asiakirjoihin. Lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä kirjaa rajoitustoimenpiteet lapsen asiakirjoihin. Rajoitustoimenpiteistä on kirjausvelvollisuus, vaikka kaikista ei tarvitse tehdä päätöstä tai kaikista päätöksistä ei ole valitusoikeutta. Sijaishuollon työntekijöillä on rajoitustoimenpiteiden kirjaamisvelvollisuus.
Kirjauksen tulee sisältää:
- rajoitustoimenpiteiden kuvauksen
- toimenpiteen perusteen ja keston
- kuka on päättänyt toimenpiteestä
- kuka on sen käytännössä toteuttanut ja ketkä henkilöt ovat olleet läsnä
- Lastensuojelulaki 66 § mom 1 (Finlex) ja 67§ 3 mom (Finlex) tilanteissa tarkoitettu erityinen syy
- maininnan siitä, onko lasta kuultu toimenpiteestä päätettäessä tai sen toteuttamisessa ja lapsen mielipide asiasta
- rajoitustoimenpiteiden vaikutus lapsen asiakassuunnitelmaan
Aluehallintoviranomaisella on erityinen velvollisuus seurata rajoitustoimenpiteiden käyttöä lastensuojelulaitoksissa, lastensuojelulaki 80§ (Finlex).
Jälkihuolto
Oikeus jälkihuoltoon, lastensuojelulaki 75§ (Finlex)
Jälkihuollon sisältö, lastensuojelulaki 76§ (Finlex)
Jälkihuollon asiakassuunnitelmaan kirjataan toimet ja sopimukset nuoren tukemisesta jatkossa sekä suunnitelman toteutumisen seurannasta. Jälkihuollon suunnitelmaan kirjataan konkreettisia ja sopivan kokoisia tavoitteita jo sijaishuollon aikana, jolloin myös rakennetaan tietoisesti itsenäisen elämän alussa tarvittavia tietoja ja taitoja sekä harjoitellaan kotiutumista. Suunnitelmaan kirjataan mahdolliselta palveluntuottajalta saatu informaatio. Jos lapsi/ nuori kieltäytyy vastaanottamasta jälkihuollon tukitoimia, on kieltäytyminen ja mahdolliset perusteet kirjattava lapsen/nuoren asiakirjoihin. Palveluista ja tukitoimista on tehtävä aina päätökset.
Yksityisesti sijoitetun lapsen hoidon valvonta
Lastensuojelulaki 81§ (Finlex)
Dokumentointivelvoite edellyttää selvityksen ja päätöksen tekemistä yksityiskodin hyväksymisestä tai kiellosta pitää lasta yksityiskodissa.
Selvitys sisältää:
- kodin olosuhteet
- miten lapsen luokseen ottanut henkilö kykenee huolehtimaan lapsen hoidosta ja kasvatuksesta sekä onko sijoitus lapsen edun mukainen
Selvityksen aikana tulisi tavata ainakin lapsi, huoltaja ja henkilö, joka on ottanut lapsen luokseen. Tarvittaessa on oltava yhteydessä vanhempaan. Selvitykseen sisältyy olennaisesti kotikäynti. Laissa eikä lain valmisteluissa ole selkeää kirjaamisvelvoitetta itse selvityksestä, muutoin kuin yksityiskodin hyväksymisestä on tehtävä nimenomainen päätös.
Asiakasasiakirjojen teksteistä ja merkinnöistä
- Asiakastietojen käsittelyssä on kiinnitettävä erityistä huomiota asiakirjojen laadintaan, säilytykseen ja arkistointiin sekä tietojen luovuttamiseen
- Asiakkaan on aina tiedettävä, miten hänen lastensuojeluasiaansa käsitellään ja mitä tietoja viranomaisella on lapsesta ja hänen perheestään sekä mitä tietoja on saatu tai hankittu muilta.
- Tarkka ja ajantasainen dokumentaatio mahdollistaa asiakkaalle mahdollisuuden arvioida onko hänen tietojaan käsitelty asianmukaisesti.
- Lasta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain ja sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti
- Lapsen asiakirjoihin tulee aina tehdä merkintä, jos saadaan lapsen tai/ja vanhempien osalta tietoja jostain muualta tai niitä annetaan jonnekin muualle. Merkinnästä tulee ilmetä mitä tietoja on luovutettu, milloin, kenelle ja millä perusteilla, laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 16-22§, 27-28§ (Finlex)
- Jos sosiaalityöntekijä pyytää lapsen asiassa selvitystä tai lausuntoa sosiaalihuollon asiakaslain 20§ (Finlex)perusteella, lausuntopyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja tehdä merkintä asiakirjoihin pyynnöstä. Tietopyyntö on yksilöitävä ja perusteltava. Hyvän hallintotavan mukaisesti asiasta tulisi kertoa myös asiakkaalle.
- Jos sosiaalityöntekijän pyynnöstä on laadittu asiantuntijan toimesta lausuntoja, ne ovat viranomaisen asiakirjoja.
- Jos sosiaalityöntekijän päätös perustuu asiantuntijalausuntoihin, nämä lausunnot tulee liittää osaksi lapsen asiakirjoja.
- Jos asianosaisilta on pyydetty lupa tai suostumus asiakastietojen antamiseen, asian selvittämiseen tai esimerkiksi kiireellisen sijoituksen jatkamiseen, on luvasta tai suostumuksesta tehtävä viipymättä selkeä merkintä asiakirjoihin.
- Asiakkaalla myös mahdollisuus luvan/suostumuksen perumiseen.
- Jos asiakas antaa suullisen valtuutuksen asiamiehelle hoitaa asiaansa, sosiaalityöntekijän pitää kirjata valtuutus lapsen asiakirjoihin.
- Sosiaalityöntekijän muistiinpanot ovat osa asiakasasiakirjaa. Jos muistiinpanot kirjoitetaan puhtaaksi, ts. niiden merkityssisältö siirretään kokonaisuudessaan joko osaksi kirjoitettavaa lausuntoa tai asiakaskertomukseen ja muistiinpanot hävitetään tämän jälkeen, niitä ei tarvitse luovuttaa asiakkaalle. Jos työntekijä säilyttää muistiinpanoja ilman puhtaaksikirjoittamatta niitä ja käyttää niitä lasta tai perhettä koskevien päätösten tai ratkaisujen tekemiseen, asiakkaalla on oikeus tutustua niihin.
Tekstin on muokannut
Verkkotoimitus