Dokumentointi lastensuojelussa
Dokumentointi on merkittävä lastensuojelutyön työväline. Se ei ole irrallinen osa lastensuojelutyötä, vaan osa kaikkia työprosesseja. Dokumentoinnin tarkoitus on ohjata työntekijää lastensuojelulain mukaisissa työprosesseissa, siihen liittyvässä päätöksenteossa sekä päätösten valmistelussa.
Dokumentoinnilla yleisesti tässä tarkoitetaan asiakirjojen tekstin kirjoittamista lastensuojelun asiakastyössä.
Lakiin liittyvät dokumentoinnin velvoitteet ovat ehdottomia. Lastensuojelun työntekijöillä on kirjaamisvelvollisuus. Heidän tulee merkitä lasta tai nuorta koskeviin asiakasasiakirjoihin lastensuojeluasian vireille tulosta lastensuojelulaki (Finlex) lähtien kaikki lapsen tai nuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseen vaikuttavat tiedot sekä toimenpiteiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot lastensuojelulaki (Finlex). Asiakasasiakirjojen laatimisesta voidaan antaa tarkempia säännöksiä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella.
Lastensuojelun asiakassuhteessa kertyy paljon tietoa mm. lastensuojelun omien kirjausten ja muilta tahoilta pyydettyjen tietojen muodossa sekä toimeksiantotehtävien suorittamisen perusteella. Asiakkaan oikeuksista ja asemasta säädetään eri laeissa (Finlex) muun muassa seuraavissa:
Sosiaalihuollon asiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on viranomaisen tai sen palveluksessa olevan laatima tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muutoin viranomaisen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa ja joka on viranomaisen hallussa. Myös viranomaisen antaman toimeksiannon perusteella laadittu asiakirja on viranomaisen asiakirja, samoin kuin toimeksisaajan hallussa olevat toimeksiantoon liittyvät asiakirjat (esim. yksityisissä lastensuojelulaitoksissa laaditut lasta koskevat asiakirjat ovat kunnan asiakirjoja).
Sosiaalityöntekijän sosiaalihuollon asiakaslain perusteella pyytämät asiantuntijalausunnot ovat viranomaisen asiakirjoja, kuten myös valmistelua varten lastensuojelulain (Finlex) perusteella pyydetyt asiakirjat.
Sosiaalihuollon asiakirjoja ovat perinteisten kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi erilaiset sähköiset tallenteet. Asiakirjoja ovat erilaiset selvitykset, lausunnot, päätökset, suunnitelmat, hakemukset, ilmoitukset sekä cd-levyt ja videoinnit. Lastensuojelun käsikirjassa julkaistut dokumentoinnin työvälineinä käytettävät lastensuojelulain mukaiset lomakkeet löytyvät tästä .
Viranhaltijalla on oikeus kirjoittaa väliaikaiset muistiinpanot puhtaaksi tai siirtää ne osaksi muuta valmistelevaa asiakirjaa, jolloin muistiinpanot on laadittu ainoastaan muistin tueksi ja apuvälineeksi. Tällaiset väliaikaiset aineistot ja merkinnät tulee hävittää heti niiden käytyä tarpeettomiksi. Jos muistiinpanoja ei kirjoiteta puhtaaksi ne muuttuvat virallisiksi asiakirjoiksi, jotka asiakkaalla on oikeus nähdä. Tällaiset muistiinpanot on arkistoitava ja sisällytettävä asiakkaan asiakirjoihin.
Esimerkiksi lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja sisältö on lain mukaan kirjattava lapsen asiakirjoihin, lastensuojelulaki (Finlex). Jos lasta on tavattu vastoin huoltajan suostumusta on kirjattava syy sekä tapaamisen sisältö, lastensuojelulaki (Finlex). Lapsella ja perheellä on oikeus saada tietää, mitä on dokumentoitu ja millaisia ovat toimenpiteisiin johtaneet perustelut. Dokumentoinnilla on vaikutuksia lapseen ja nuoreen esim. silloin, kun täysi-ikäiseksi tullut sijoitettu nuori saa lukea itseään koskevat asiakirjat. Ne voivat muovata merkittävästi tietoisuutta lapsuuden tapahtumista ja vanhempien toiminnasta tällöin.
Huolellinen dokumentointi on tärkeää sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvan toteutumisen kannalta. Asiakkaan oikeusturva edellyttää asiallista ja ajan tasalla olevaa dokumentaatiota. Lapsen ja perheen osallisuuden parantaminen, mielipiteiden näkyväksi tekeminen sekä lapsen äänen kuuluviin saaminen ovat dokumentoinnin keskeisiä tavoitteita. Asiakkaan elämänhistorian ja elämäntilanteen kuvaaminen lisäävät työntekijän ymmärrystä. Lastensuojelutyön tavoitteiden dokumentointi on asiakkaan kannalta erityisen merkityksellistä.
Dokumentoinnin tarkoitus on myös tietojen säilyttäminen, tiedottaminen kollegoille ja työn ja ajattelun näkyväksi tekeminen. Dokumentointi tukee suunnitelmallista työotetta ja asiakasprosessia ja tuo esiin sosiaalityöntekijän asiantuntemusta. Se parantaa työn jatkuvuutta ja jäsentämistä. Dokumentointi lisää työn hallinnan tunnetta ja antaa välttämätöntä tietopohjaa asiakastyön kehittämiselle.
Asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin säädetään laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta,lakiin (Finlex). Viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle, lakiin (Finlex).
Työn näkyväksi tekeminen antaa päätöksentekijälle ja työnjohdolle tärkeää tietoa resursoinnin ja työn tuloksellisuuden näkökulmasta, jolloin dokumentointi on myös ohjauksen ja työn suunnittelun ja kehittämisen väline. Tiedon tuottaminen on palvelujärjestelmän kehittämisen keskeinen väline. Hallinto-oikeudet tarvitsevat päätöksenteon perustaksi huolellisesti dokumentoitua sosiaalityöntekijöiden asiantuntemukseen perustuvaa aineistoa.
Dokumentointi tuottaa tietoa lastensuojelun laadusta. Laatutasoa on esim. lain aikamäärien noudattaminen. Dokumentointi edellyttää dokumentointiohjeistusta siitä mitä ja miten ja miksi dokumentoidaan ja on näin osa työskentelyn laadunhallintaa ja lastensuojelutyön johtamista. Asiakasdokumentaatiosta tulisi myös ajoittain poimia tietoa siitä, miten työn lapsilähtöisyys on työssä ja työyhteisössä toteutunut, miten palveluprosessit toimivat, mistä asiakkaat kertovat hyötyneensä.
Sosiaalialan tiedonhallintaa kehitetään sekä valtakunnan tasolla että seudullisesti. Kansallisen sosiaalialan tietoteknologia-hankkeen TIKESOSin tavoitteena on kehittää sosiaalihuollon dokumentointia ja tiedonhallintaa.
Lisätietoa (Sosiaaliportti)
Tikesos- aluehankkeessa Lastensuojelun tieto (LasTi) on perehdytty mm. lastensuojelun dokumentoinnin haasteisiin ja asiakkaiden kokemuksiin lastensuojelun avohuollosta. Lue lisää LasTi- hankkeesta tästä.
Kirjallisuutta:
Kääriäinen - Leinonen - Metsäranta: Lastensuojelutyön dokumentointi. Opastusta ja ideoita käytäntöön.Nid. Palmenia-sarja 52 s. A5 3. uud. painos. 2007
Räty, Tapio: Uusi lastensuojelulaki. Edita. Helsinki 2007.
Saastamoinen, Kati: Lapsen asema sijaishuollossa. Käsikirja arjen toimintaan. Edita. Helsinki 2008.
Tekstin on laatinut:
Verkkotoimitus