Miksi, miten ja mitä dokumentoidaan?
Perhetyön dokumentointia ohjaa lainsäädäntö
Perhetyön lausunto
Miksi, miten ja mitä dokumentoidaan?
Dokumentointi on tärkeä osa lastensuojelutyötä. Dokumentointi toimii työntekijän työvälineenä sekä asiakkaan ja työntekijän aseman ja oikeuksien turvaajana. Hyvä dokumentointi auttaa työn suunnittelussa, kehittämisessä ja arvioinnissa.
Perhetyön dokumentoinnissa on tärkeää kirjoittaa konkreettisia havaintoja lapsesta ja perheen arjesta. Kirjoittamisen pitää kuitenkin tapahtua perhetyön viitekehyksestä käsin, eikä olla ainoastaan perheen elämän raportointia. Perhetyöntekijän havainnot ja tulkinnat on erotettava selkeästi toisistaan.
Kirjaamisen tavoitteena on palvella perhetyön prosessia, auttaa lastensuojelun tavoitteiden arviointia, tuottaa tarpeellinen informaatio mahdollisille muille viranomaisille ja olla asiakkaalle itselleenkin hyödyksi. Dokumentoinnin tulisi myös lisätä asiakkaan ymmärrystä perhetyöstä, sen tavoitteista ja olla rakentamassa vuorovaikutuksellista kumppanuutta. Tätä taustaa vasten tarkastellen perhetyön dokumentointi tulisi olla läpinäkyvää ja avointa myös perheelle.
Asiakirjojen tarkoitus on kuvata tehtyä työtä, ei niinkään asiakkaan koko elämänkirjoa. Perheessä tapahtuvat positiiviset muutokset ja työssä onnistuminen on tärkeää dokumentoida. Positiivisia muutoksia voivat olla lapsen oireilun väheneminen, päihteiden käytön lopettaminen, tai perheen yleinen virkistyminen ja masennuksesta selviäminen. Myös ongelmat, huolenaiheet ja työskentelyn esteet täytyy dokumentoida. Työntekijällä on arviointivastuu. Hän joutuu pohtimaan ja arvioimaan, mitkä tiedot ovat työn ja asiakkaan kannalta olennaisimpia kirjattavia asioita.
Dokumentoinnissa on tärkeää huomioida lapsi tiedontuottajana. Lapsen tarpeet ja toiveet kirjataan siten, että ne ovat eroteltavissa vanhempien tai perhekokonaisuuden tuottamasta tiedosta. Lapsen äänen ja kokemusten kuuluville saamiseen käytetään usein erityisesti lasten kanssa työskentelyyn suunniteltuja työskentelymenetelmiä. Näitä menetelmiä on mm. kehittänyt Pesäpuu ry. Katso työmenetelmät
Perhetyön dokumentointia ohjaa lainsäädäntö
Perhetyön dokumentointia ohjaavat monet lait. Osa lainsäädännöstä koskee kaikkea viranomaistoimintaa ja osa erityisesti lastensuojelutyötä.
Lastensuojelulaki 
velvoittaa sosiaalityöntekijöitä asioiden ja toimien kirjaamiseen. Lastensuojelun työntekijöiden tulee merkitä lasta tai nuorta koskeviin asiakasasiakirjoihin, lastensuojeluasian vireille tulosta lähtien, kaikki lapsen tai nuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseen vaikuttavat tiedot sekä toimenpiteiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.
Myös hallintolaki 
edellyttää työntekijöiltä tietojen kirjaamista: tiedot suullisesti esitetyistä vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun, on kirjattava tai muulla tavoin rekisteröitävä.
Henkilötietolaissa 
säädetään henkilötietojen kirjaamiseen liittyvistä asioista. Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia. Lastensuojelua varten kerätyistä tiedoista muodostuu henkilötietolain tarkoittama henkilörekisteri, johon kuuluvat kaikki tätä tarkoitusta varten kerätyt ja talletetut tiedot.
Osa tiedoista voidaan käsitellä sähköisesti ja osa voi olla paperimuotoisena. Tiedot voivat olla fyysisesti eri henkilöiden hallussa, esimerkiksi perhetyöntekijällä, lastensuojelun sosiaalityöntekijällä tai taloushallinnossa. Tietojen yhteydessä tulee olla merkintä siitä, että ne kuuluvat lastensuojelun rekisteriin ja kuka on tietojen rekisterin ylläpitäjä.
Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä, päättää tietojen luovuttamisesta, korjaamisesta ja säilyttämisestä. Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä.
Tiedot ovat ehdottoman salassa pidettäviä. Laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 
on määräykset asiakkaan oikeudesta tutustua häntä koskeviin dokumentteihin ja oikeudesta saada häntä itseään koskevia tietoja. Asiakkaan oikeudesta tarkastaa asiakasrekisterin tietoja ja oikeuden toteuttamisesta säädetään henkilötietolaissa. Asiakkaan tiedonsaantioikeudesta säädetään myös laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 
.
Dokumentoinnille asettaa omat vaatimuksensa se, että asiakasperheiden kokoonpanot saattavat muuttua asiakkuuden aikana. Kun lasta ja perhettä koskevia tietoja kirjataan, on kiinnitettävä erityisesti huomiota siihen, kenen asiakastietoihin merkinnät tehdään. Monissa kunnissa käytäntöjä on sanellut asiakastietojärjestelmien tekniset mahdollisuudet, tai aikoinaan sovittu käytäntö siitä, kuka on ” perheen päämies” tai ”asiakas” lastensuojeluasioissa.
Perhetyötä dokumentoitaessa täytyy huomioida tietosuoja ja asiakkaan oikeus lukea vain omia asiakastietojaan. Jos tietoja on eri henkilöiden asiakastiedoissa, on tietojen etsiminen hankalaa ja perhekokoonpanon muuttuessa, voi tietoja siirtyä perheeseen kuulumattoman henkilön tietoihin.
Uusi lastensuojelulaki lähtee periaatteesta, jossa jokainen lapsi on erikseen lastensuojelun asiakas. Jokaisella perheen lapsella, johon lastensuojelun työskentely kohdistuu, on siten oltava omat asiakastiedot ja dokumentit. Katso lisätietoja asiasta käsikirjan Tietosuoja –luvusta.
Perhetyön lausunto
Lastensuojelun perhetyöntekijöiltä saatetaan pyytää erilaisille tahoille selvitystä, arviointia tai lausuntoa perheen tilanteesta. Lausuntopyyntö kannattaa pyytää kirjallisena. On myös sovittava, kuka lausuntopyyntöihin organisaatiossa vastaa: perhetyön esimies vai esim. lastensuojelun sosiaalityöntekijä.
Kirjallisesta lausuntopyynnöstä tulisi käydä ilmi:
- Pyytävä taho:
kuka / mikä taho pyytää selvitystä
- Lausunnon kohde:
kenestä selvitystä pyydetään
- Lausunnon tarkoitus:
mitä varten selvitystä/arviointia/lausuntoa pyydetään
- Lausuttavat asiat:
asiat, joista selvitystä/arviointia/lausuntoa toivotaan
- Määräaika:
mihin ajankohtaan mennessä lausunto pyydetään
Lausuntojen antamisesta ja muustakin perhetyöhön liittyvästä dokumentoinnista ja niihin liittyvistä vastuista tulisi sopia perhetyötä järjestävän taustayhteisön strategiassa, toimintaohjelmassa tai muussa vastaavassa työn sisältöjä määrittävässä asiakirjassa.
Lähteet:
1. Rämö, Janika (toim.) (2004) Auta lasta ajoissa. Lasten ja lapsiperheiden sosiaalipalvelujen arvioinnin erillisraportti Etelä-Suomen läänissä. Etelä-Suomen lääninhallituksen julkaisuja 87. Helsinki: Etelä-Suomen lääninhallitus, 35-36. Saatavilla www-muodossa: Auta lasta ajoissa –raportti: http://www.poliisi.fi/lh/biblio.nsf/F990B36E5BE8ACC9C2256F2600468650/$file/Auta%20lasta%20ajoissa.pdf
2. Myllärniemi Annina: Lastensuojelun perhetyö ammattikäytäntönä – jäsennyksiä perhetyöstä toimintatutkimuksen valossa. Power point –esitys, Stakes, Perhetyön seminaari 12.-13.6.2007.
Saatavilla: Perhetyö lastensuojelun avotyössä Myllärniemi. ppt
http://www.sosiaaliportti.fi/Page/cddef063-8421-4b7a-960c-fb4a0f34e37f.aspx [21.10.2007]
Tekstin on laatinut:
Verkkotoimitus, toimittanut Mikko Reijonen