Tietojen antaminen asiakkaalle tai hänen edustajalleen
Oikeus saada tietoa asiakirjasta
Tietojen antaminen asiakkaalle tai hänen edustajalleen
Sosiaalihuollon asiakaslain 11 §:n nojalla asiakkaan ja hänen laillisen edustajansa oikeus saada tietoa asianosaisena ja oikeus saada tietoa asiakasta itseään koskevasta asiakirjasta määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 3 luvun säännösten mukaisesti. Menettelystä tietojen antamisessa säädetään em. lain 4 luvussa ja muutoksenhausta sen 33 §:ssä.
Seuraavassa esitetään ne tahot, jotka saattavat lastensuojeluasiassa pyytää tietoja lastensuojelun viranomaiselta. Tietojen antamisen edellytykset tulee aina harkita kussakin yksittäistapauksessa erikseen, jolloin merkitystä voi olla myös sillä, kuka tietoja pyytää ja missä asemassa hän prosessissa on.
Asiakas
Sosiaalihuollon asiakaslaissa tarkoitetaan asiakkaalla henkilöä, lasta tai aikuista, joka hakee tai käyttää sosiaalihuollon palvelua. Lastensuojelussa pelkkä asiakkaan hakemus ei kuitenkaan vielä tarkoita muuta kuin asian vireille tuloa lastensuojelussa, ei siis vielä asiakkuutta. Tämä johtuu siitä, että lastensuojelulaissa on erityissäännös siitä, milloin lastensuojelun asiakkuus alkaa.
Lastensuojelulain 26 §:n mukaan lastensuojeluasiakkuus alkaa, kun ryhdytään kiireellisesti lastensuojelutoimenpiteisiin tai päätetään tehdä lastensuojelutarpeen selvitys. Asianosaisasema syntyy lastensuojelussakin kuitenkin jo silloin, kun lapsi tai huoltaja panee asian vireille viranomaisessa suullisella tai kirjallisella hakemuksella tai muulla asiakirjalla, jossa henkilö esittää vaatimuksena perusteluineen riippumatta siitä alkaako lastensuojelun asiakkuus edellä mainitun mukaisesti hakemuksen perusteella.
Asianosainen ja asiaan osallinen
Hallintolain 11 §:n mukaan asianosainen on henkilö, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Lastensuojeluasiassa asianosaisia, joilla on rajoittamaton puhevalta asiassa, ovat lapsen huoltaja ja lapsi itse riippumatta iästä ja siitä käyttääkö hän itse puhevaltaansa. Lastensuojelulain 42 §:ssä puhutaan asianosaisten sijaan asiaan osallisten kuulemisesta ja kuultavien piiri on laajempi kuin, mitä yleensä asianosaisella ymmärretään.
Lastensuojelussa käytössä oleva asiaan osallisten käsite onkin yleistä asianosaiskäsitettä laajempi ja pitää sisällään myös lastensuojeluasian asianosaiset, eli huoltajan ja lapsen. Muu asiaan osallinen on lastensuojeluasiassa esimerkiksi biologinen huollosta irrotettu vanhempi, isäpuoli tai sijaisvanhempi, joita tulee kuulla lastensuojelulain 42 §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa.
Näissä asioissa heillä on myös itsenäinen muutoksenhakuoikeus asiassa, joka taas edellyttää päätöksen todisteellista tiedoksiantoa myös heille. Käytännössä merkittävin ero muiden asiaan osallisten ja varsinaisten asianosaisten välillä on kuitenkin se, että varsinaiset asianosaiset, huoltaja ja lapsi, voivat omalla vaatimuksellaan panna asian vireille kun taas muut asiaan osalliset voivat ainoastaan reagoida viranomaisten toimenpiteisiin käyttämällä heille varattua tilaisuutta tulla kuulluksi tai hakemalla muutosta viranomaisen päätökseen.
Muiden asiaan osallisten kuin asianosaisten, eli huoltajan ja lapsen, asianosaisjulkisuuteen perustuva oikeus lasta koskevaan tietoon edellyttää vireillä olevaa asiaa joko viranomaisessa tai tuomioistuimessa. Muiden asiaan osallisen oikeus tietoon perustuu tällöin julkisuuslain 11 §:n säännökseen, jossa on säädelty ns. asianosaisjulkisuudesta. Muiden asiaan osallisten, esim. biologisen vanhemman tai isäpuolen, oikeus lasta koskevaan tietoon päättyy, kun asiassa on annettu lainvoimainen päätös, johon ei voida enää hakea muutosta.
Lapsella ja huoltajalla taas on oikeus tämänkin jälkeen syntyneeseen materiaaliin. Kuten edellä on todettu, muulla asianosaisella kuin varsinaisilla asianosaisilla, eli huoltajalla ja lapsella, ei myöskään ole oikeutta panna asiaa vireille viranomaisessa hakemuksella. Näin muut asiaan osalliset esim. jo mainittu biologinen vanhempi ei voi keinotekoisesti laajentaa oikeuttaan saada lasta koskevaa tietoa laittamalla asia vireille viranomaisessa, kun tämä oikeus on varattu ainoastaan lapselle ja huoltajalle.
Laillinen edustaja
Kuten edellä on jo todettu, alaikäisen laillinen edustaja on pääsääntöisesti lapsen huoltaja. Tuomioistuimen määräyksellä huoltajan sijaiseksi voidaan kuitenkin määrätä lastensuojelulain 22 §:ssä tarkoitettu edunvalvoja. Laillinen edustaja voi pyytää lasta koskevaa tietoa riippumatta siitä, onko lasta koskeva asia vireillä viranomaisessa tai tuomioistuimessa ja hänelle tulee myös nuo tiedot luovuttaa, ellei alaikäinen ole käyttänyt sosiaalihuollon asiakaslain 11 § 3 momentin mukaista kielto-oikeuttaan tai on olemassa jäljempänä käsiteltävää viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 § 2 momentissa mainittu peruste evätä tieto.
Valtuutettu asiamies tai avustaja
Lastensuojeluasiassa henkilöllä, jolla on asiassa puhevalta tai muita menettelyllisiä oikeuksia, on myös hallintolain 12 §:ssä säädetty oikeus käyttää asiamiestä tai avustajaa hallinto-asiassa. Lastensuojeluasiassa 12 vuotta täyttäneellä lapsella on rinnakkainen puhevalta huoltajan tai muun laillisen edustajansa kanssa.
Muut asiaan osalliset voivat myös käyttää asiamiestä tai avustajaa silloin, kun heille on varattava tilaisuus tulla kuulluksi hallintolain 34 §:n nojalla sekä myös silloin kun he käyttävät heille kuuluvaa muutoksenhakuoikeutta. Sekä asiamies että avustaja johtavat toimivaltansa asiassa asiakkaan puhevallasta ja valtuutuksesta. Heillä ei näin ollen voi olla päämiestään laajempia oikeuksia asiassa.
Asiamies käyttää päämiehen puolesta puhevaltaa kun taas avustaja toimii päämiehensä rinnalla oikeudellisena apuna. Asiamies voi siis toimia asiassa myös ilman päämiestä, mutta avustajan toimivalta asiassa edellyttää pääsääntöisesti päämiehen läsnäoloa. Asiamiehen on hallintolain 12 §:n mukaan osoitettava toimintaoikeutensa esimerkiksi päämiehen allekirjoittamalla valtakirjalla. Viranomainen voi tarvittaessa vaatia asiamieheltä yksilöityä valtakirjaa, jos asiamiehen toimivallasta tai toimivallan laajuudesta on epäselvyyttä. Valtuutetulla asiamiehellä tai avustajalla on ainoastaan päämiestään vastaava oikeus lasta koskevaan tietoon.
Hallintolain 12 § 2 momentin mukaan viranomainen voi kieltää asiamiestä tai avustajaa toimimasta siinä viranomaisessa yksittäisessä asiassa, jos edellä mainittu on tehtäväänsä sopimaton. Kiellosta on ilmoitettava asiamiehen tai avustajan päämiehelle, jotta tämä voi halutessaan valtuuttaa tehtävään toisen henkilön. Asiasta on annettava valituskelpoinen hallintopäätös, joka on annettava asianosaisille todisteellisesti tiedoksi. Asianosaisia on myös kuultava ennen päätöksen tekemistä hallintolain 34 §:ssä tarkoitetulla tavalla.
Oikeus saada tietoa asiakirjasta
Asianosaisen ja muun asiaan osallisen oikeus saada tietoa asiakirjasta
Kuten edellä todettiin, sosiaalihuollon asiakaslain 11 §:n viittaussäännöksen nojalla asiakkaan oikeus saada asianosaisena, lastensuojeluasiassa asiaan osallisena, tietoa määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 3 luvun mukaisesti, tarkemmin sen 11 §:n mukaisesti. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä on säädetty ns. asianosaisjulkisuuden edellytyksistä ja rajoista.
Ensimmäinen edellytys asianosaisjulkisuuden syntymiselle on se, että asia, joka koskee jonkun etua, oikeutta tai velvollisuutta, on tai on ollut vireillä viranomaisessa tai tuomioistuimessa. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:n 1 momentin mukainen asianosaisen oikeus tiedonsaantiin antaa hakijalle, valittajalle sekä muulle, jonka etua, oikeutta tai velvollisuutta asia koskee, oikeuden saada pyynnöstä asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Asianosaisen tulee siis erikseen pyytää asianosaisjulkisuuden piiriin kuuluvia tietoja. Tietopyynnön kohteena olevat asiakirjat voivat pitää sisällään myös muita henkilöitä koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos ne ovat vaikuttaneet tai voineet vaikuttaa asian käsittelyyn.
Asiakirjalla, joka on vaikuttanut tai voinut vaikuttaa asian käsittelyyn, tarkoitetaan asiakirjaa, joka on ko. asiassa viranomaiselle esitetty tai jonka viranomainen on itse hankkinut tai laatinut ja joka on voi tai on voinut tosiasiallisesti vaikuttaa asian käsittelyyn. Ratkaisun sisältöön asiakirjan ei välttämättä tarvitse vaikuttaa. Myös muistiinpanot tai muut vastaavat merkinnät, joita ei ole tarkoitus hävittää sen jälkeen, kun niissä oleva tieto on siirretty esim. asiakaskertomukseen tai neuvottelumuistioon, kuuluvat asianosaisjulkisuuden piiriin, jos ne saattavat vaikuttaa asian käsittelyyn.
Asianosaisen ja muun asiaan osallisen tiedonsaantioikeuden rajoittaminen
Huolimatta siitä, että viranomaistoiminnassa lähtökohtana tulee olla asiakirjojen julkisuus ja asianosaisten oikeus muihinkin kuin julkisiin tietoihin, on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 § 2 momentissa säädetty tilanteista, jolloin asianosaisella tai muulla asiaan osallisella ei ole oikeutta tietoon, joka muussa tapauksessa olisi asianosaisjulkista. Säännös koskee myös asianosaisen laillista edustajaa tai avustajaa.
Asianosaisen tiedonsaantioikeuden rajoittamisperusteiden olemassa olon arviointi edellyttää aina tapauskohtaista objektiivista harkintaa, jossa on suoritettava intressivertailua toisaalta asianosaisen oikeusturvan kannalta keskeisen oikeuden saada tieto itseään koskevan ratkaisun perusteista ja toisaalta yksilön tai yhteisön tärkeän edun suojaamisen merkityksen välillä.
Lastensuojelussa varmasti tärkein ja yleisimmin käytetty puheena olevassa säännöksessä oleva peruste tietojen epäämiseen on edellytys, jonka mukaan asianosaisella ei ole oikeutta asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua.
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain hallituksen esityksessä yhtenä esimerkkinä erittäin tärkeästä yleisestä edusta, jonka perusteella tieto voidaan evätä asianosaiselta, on mainittu lastensuojeluilmoituksen tekijän salaaminen, jos tiedon antaminen saattaisi yksittäistapauksessa vaarantaa lastensuojelun tarkoituksen toteutumisen.
Erittäin tärkeä yksityinen etu rajoitusperusteena voi taas hallituksen esityksen mukaan olla yksityiselämän suojaaminen tai yksilön turvallisuuden varmistaminen epäämällä asianosaiselta toisen henkilön terveydentilaa koskeva tieto tai viranomaiselle tietoja antaneen henkilöllisyys, jos tiedon antaminen vaarantaisi henkilön turvallisuuden. Lapsen etu asianosaisen tiedonsaantioikeuden rajoittamisen perusteena voi taas hallituksen esityksen mukaan tulla kysymykseen erityisesti niissä tilanteissa, joissa lapsen ja hänen laillisen edustajansa edut ovat vastakkaisia, kuten lastensuojeluasioissa usein on.
Jokaisen oikeus itseään koskevaan tietoon
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 12 §:ssä on säädetty jokaisella olevasta oikeudesta itseään koskeviin salassa pidettäviin asiakirjoihin sisältyviin tietoihin silloin, kun viranomaisessa ei ole tai ole ollutkaan vireillä häntä koskevaa asiaa. Tietopyynnön kohteena on tällöin tosiasialliseen toimintaan liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi lapsen sijaishuoltoon tai lastensuojelun toteuttamiseen liittyvät asiakaskertomukset. Pyydettäviin asiakirjoihin saattaa sisältyä toista henkilöä koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka voidaan peittää asiakirjasta, jos tiedon antaminen on vastoin toisen erittäin tärkeää yksityistä etua. Oikeutta myös itseä koskevaan tietoon voidaan rajoittaa lain 11 § 2 momentissa mainituilla edellytyksillä.
Lasta koskevia tietoja, esim. asiakaskertomuksen kirjauksia, voidaan luovuttaa lapsen, huoltajan tai lapsen muun laillisen edustajan esittämän tietopyynnön perusteella edellä mainitun pykälän nojalla siis myös silloin, kun asia ei ole eikä ole ollutkaan vireillä viranomaisessa. Tiedot tulee pyynnön perusteella myös luovuttaa, elleivät saman lain 11 § 2 momentissa säädetyt perusteet tiedon epäämisestä täyty.