Kysymys:

Sijaishuoltoyksikkömme henkilökuntaan kuuluu psykiatri ja psykologi. He tuottavat materiaalia hoidossa olevista nuorista. Psykiatrin lausunnot ja suositukset mm. lääkitys asioissa ovat olennainen osa päivittäistä toimintaamme. Sijoitusprosessin päättyessä kaikki tuottamamme asiakirjat toimitetaan sijoittavan kunnan arkistoihin. Kysymys koskee terveydenhuollon asikirjoja, eli tässä tapauksessa psykiatrin laatimia dokumetteja. Pitääkö sosiaalityöntekijän pyytää erillinen lupa näiden asiakirjojen saamiseksi arkistoihinsa? Kyseeessä on terveydenhuollon asiakirja, joka on tuotettu lastensuojeluyksikössä tueksi yksikössä sijoitettuna olevien nuorten hoitoon ja kasvatukseen. 

Vastaus:

Olimme yhtä mieltä siitä, että koska kunta, eli sosiaalitoimi on lapsen sijoittaja, kuuluu asiakirjat kunnan viranomaiselle (ilman eristyistä luvan pyytämistä).

Asiasta lisätietoa löytyy T. Rädyn kirjasta "Uusi Lastensuojelulaki" ja Sosiaaliportin lastensuojelun käsikirjasta.

Asiassa syntyneet asiakirjat ovat viranomaisen eli ostajan asiakirjoja 

Jos kunta ostaa yksityiseltä palveluntuottajalta lastensuojelulain mukaisia palveluja, esim. laitoshoitoa tai perhehoitoa, on huomattava, että asiassa syntyneet asiakirjat ovat viranomaisen eli ostajan asiakirjoja. Päätösvalta näiden asiakirjojen osalta, tiedon antaminen tai tiedon antamatta jättäminen, on palvelun ostajalla eli kunnalla.

Merkitystä ei ole sillä, onko kyseessä yksityinen palveluntuottaja tai esimerkiksi valtio (valtion koulukoti). Palveluntuottajan on toimitettava kaikki asiakastiedot kunnalle sijashuollon päättyessä. Omia kopioita asiakastiedoista ei saa yksityiselle palveluntuottajalle jättää.

Kunnalla on oikeus ja velvollisuus antaa määräyksiä ostopalvelukumppanille siitä, miten asiakirjoja laaditaan, niitä ylläpidetään, suojataan, arkistoidaan tai hävitetään. Viranomaisen antaman toimeksiannon perusteella laadittu asiakirja on viranomaisen asiakirja, samoin kuin toimeksisaajan hallussa olevat toimeksiantoon liittyvät asiakirjat (esim. yksityisissä lastensuojelulaitoksissa laaditut lasta koskevat asiakirjat ovat kunnan asiakirjoja).
 
Lastensuojelun sijaishuollon konsulttiryhmä. Kysymystä kommentoivat Timo Mäkelä, Paula Männikkö ja Anne Karppinen.