VARPE-hanketta johtaa ohjausryhmä, joka päättää työn sisällöstä ja hankkeen varojen kohdentamisesta. Käytännön asioista vastaa koordinointiryhmä. Määrittelytyö tehdään työpajoissa, jotka keskittyvät kukin omaan varhaiskasvatuksen osa-alueeseensa. Työpajoihin osallistuu päivähoidon ja varhaiskasvatuksen asiantuntijoita kunnista sekä varhaiskasvatuksen ja tietohallinnon asiantuntijoita yliopistoista.

Työpajatyöskentely on jaettu kolmeen eri työpajaan:
Työpaja A:ssa kehitetään hoitopaikkojen tarjonnan suunnitteluprosessia, palvelunohjausta ja hoidon sopimisen prosessia.
eStrid-työpajassa (Työpaja B) keskitytään päivähoidon rutiinitehtävien yksinkertaistamiseen esimerkiksi hallinnossa, laskutuksessa, henkilöstöhallinnossa ja toteutuksessa.
Työpaja C:ssä pääpaino on varhaiskasvatuksen ja päivähoidon suunnittelussa ja arvioinnissa sekä erityistarpeiden tunnistuksessa.

Työpajoissa keskustellaan kunkin varhaiskasvatuksen sekä tietojärjestelmien asiantuntijoiden kesken päivähoidon ongelmakohdista ja siitä, kuinka teknologialla voitaisiin päivähoidon arkea helpottaa.

Kaikki hankkeessa tehtävä työ tehdään yhteistyössä valtakunnallisten sosiaalialan ja tietohallinnon kehittämiseen tähtäävien hankkeiden kanssa ja näiden tuloksia hyödyntäen. Myös muualla maassa tehtyjen pilottihankkeiden tuloksia hyödynnetään.