Vertaistyönohjausryhmä järjestötyöntekijöille

Toimijoina järjestötyöntekijät

Vertaistyönohjausryhmä koostuu eri sosiaali- ja terveysalanjärjestöjen palkatuista työntekijöistä. Työntekijöiden kanssa on tärkeä yhdessä sopia vertaistyönohjausryhmän tarkoitus ja tuoda esille osallistujia yhdistäviä tekijöitä esim. että työnantajana ja työpaikkana kaikilla on yleishyödyllinen järjestö. Tämä on erityisen tärkeää jos työntekijöiden työ ja kohderyhmä on hyvin erilainen. Vertaistyönohjausryhmän toiminta pohjautuu vahvasti osallistuvien työntekijöiden osaamiseen, joten tämän osaamisen tuominen ryhmään onkin keskeinen menestystekijä ryhmän toiminnalle.

Toimiakseen ryhmä vaatii yhden vastuuhenkilön, jonka tehtäviin kuuluu toiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Vastuuhenkilönä toimimiseen ei vaadita erityisosaamista, ainoastaan työaikaa toiminnan koordinointiin ja koolle kutsumiseen, joten tehtävä voi kuulu yhdessä sovitulle ryhmän jäsenelle. Vertaistyönohjauskerroilla ryhmän toiminnassa osallistujat toimivat kahdessa eri roolissa: vetäjänä tai aktiivisena osallistujana.

Vertaistyönohjausryhmän tapaamisen vetäjän rooliin kuuluu neljä tehtävää. Hän suunnittelee ja valmistelee kokoontumiskerran teeman yhteisen ideoinnin pohjalta. Teeman vetämisessä hän voi käyttää omaa erityisosaamista ja kokemuksiaan, esim. toiminnallisten menetelmien käyttäminen. Ennen tapaamista on hyvä muistuttaa ryhmäläisiä tapaamisesta ja pyytää tarvittaessa ilmoittautuminen/poisjäänti. Vetäjä vastaa myös tilojen ja kahvituksen järjestämisestä sekä huolehtii vetokerran kustannuksista.

Osallistujan rooliin kuuluu omien kokemusten jakaminen ryhmän kanssa. Lisäksi omasta työstä, kokemuksista ja koulutushistoriasta nousevien hyvien käytäntöjen ja toimintatapojen tuominen ryhmään on osa aktiivista osallistumista. Jotta ryhmä toimisi, on tärkeää, että osallistujat tiedostavat myös oman roolin toisten mukaan innostamisessa sekä kannustavan ja luottamuksellisen ilmapiirin muodostamisessa. Osallistujan vastuulle kuuluu myös osallistuminen toiminnan arviointiin.

Vertaistyönohjausryhmästä vastaavalle työntekijälle kuuluu ensimmäisen tapaamisen koolle kutsuminen kesä- ja joulutauon jälkeen. Lisäksi yhteisen toiminnan kannalta on olennainen tehtävä kerätä osallistujien yhteystiedot ja välittää ne muille sekä kirjata työskentelystä tarvittavat muistiot ja tilastot. Vastaavan rooliin on kuulunut myös teemasta vastaavan työntekijän tukeminen ja ideointi tarvittaessa. Lisäksi vastaavan rooliin kuuluu toiminnan arvioinnista huolehtiminen toimintamallin kehittymiseksi.
Liite: ryhmän jäsenten tehtävät (pdf)

Ryhmän rakenne ja toimintaperiaatteet

Rakenteelliset edellytykset vertaistyönohjaustoiminnalle ovat helposti löydettävissä. Hyvä ryhmän koko on 5-8 työntekijää. Ryhmän on hyvä olla riittävän suuri, jotta erilaista osaamista on riittävästi ja ajatusten vaihto onnistuu hyvin. Ryhmäläisten sitoutuminen toimintaan ja osallistuminen säännöllisesti mahdollistaa hyvän ryhmätoiminnan sekä antaa enemmän osallistujille.

Kokoontumisten kiertävä paikka mahdollistaa sekä irrottautumisen omalta työpaikalta että tutustumisen eri järjestötoimijoiden paikkoihin sekä toimintaympäristöihin tapaamisten ohella. Välineinä ja menetelminä voidaan käyttää ryhmätoimintaan tyypillisiä fläppitauluja, kortteja, rooliharjoituksia, janatyöskentelyä, sanaselityspeliä ja keskustelua.

Ryhmän toimintaan osallistumiselle tai vetämiselle ei ole koulutusvaatimusta. Käytännössä tapaamisten vetäminen pohjautuu jokaisen työntekijän omalle osaamiselle ja vahvuuksille. Näin saadaan monenlainen osaaminen ryhmän käyttöön. Perusryhmänohjaamisen taidoista on kuitenkin hyötyä ryhmätoiminnan suunnittelussa ja vetämisessä.

Vertaistyönohjausryhmän prosessi

Vertaistyönohjausryhmän toiminta käynnistyy ryhmän ensimmäisellä tapaamisella, jonne ryhmän toiminnasta vastaavan työntekijän toimesta kutsutaan järjestöjen työntekijöitä. Ensimmäisen tapaamisen aiheena on tutustuminen ja yhteisen toiminnan suunnittelu. Ryhmän työskentely voidaan jaksottaa joko vuoden tai puolen vuoden mittaisiin jaksoihin. Hämeenlinnassa työskentely jaksotettiin erikseen syksy ja kevät kaudeksi. Tulevien tapaamisten suunnittelu tapahtuu yhdessä ryhmän kanssa ensimmäisessä tapaamisessa.

Jakson ensimmäisessä tapaamisessa:

• esittäydytään
• kerrotaan omat toiveet ja odotukset vertaistyönohjausryhmästä tai aiemmat kokemukset
• esitellään lyhyesti uusille ryhmän toimintamalli
• ideoidaan tulevien tapaamisten aiheet ja teemat fläppityöskentelyn avulla
• aikataulutetaan tapaamiset, jaetaan teemat ja vetovuorot yhdistyksittäin sekä sovitaan tapaamispaikat
• kirjataan muistio ja yhteystiedot
• sovitaan ryhmän luottamuksellisuudesta
• keskustellaan verkoston merkityksestä

Fläppityöskentelyssä jokainen miettii oman työn näkökulmasta, mitkä tekijät ja haasteet vaikuttavat tällä hetkellä sekä mitkä arvioi vaikuttavan omassa työssä puolen vuoden päästä. Jokainen osallistuja käy kirjoittamassa omat haasteet seinälle kiinnitetyille fläpeille. Esille kirjoitetuista haasteista, jokainen saa äänestää kolmea itsensä kannalta kiinnostavinta. Eniten ääniä saaneista tekijöistä yhdistelemällä ja jaottelemalla rakennetaan tulevan työskentelyn runko. Tarvittaessa voidaan äänestys suorittaa uudelleen esim. ensimmäisellä kierroksella eniten ääniä saaneiden kesken.

Esimerkkinä kevään 2007 aikataulutus ja teemat Hämeenlinnassa:

• tammikuu: ryhmän toiminnan käynnistäminen ja kevään suunnittelu
• helmikuu: oman työn rajaaminen
• maaliskuu: omat voimavarat työssä
• huhtikuu: projekti + hallitus + yhdistys hyvien käytäntöjen näkökulmasta 
• toukokuu: tutustumis- ja virkistysretki ja syksyn ensimmäisen tapaamisen sopiminen

Tapaamisen lopuksi aikataulutetaan kokoontumiskerrat ja valitaan vetovastuut. Lisäksi sovitaan tapaamispaikkojen ja tapaamisesta aiheutuvien kustannusten kuuluvan kerrasta vastaavalle työntekijälle. Näin osallistuminen ryhmään ei jää kiinni taloudellisista kysymyksistä. Erillisten retkien ja asiantuntijaluentojen kustannukset jokainen osallistuja tosin huolehtii itse.

Yhteisesti sovitaan, että tapaamiset ovat ryhmän kesken luottamuksellisia ja tarkoitettu myös hankalien asioiden keskusteluun. Kirjallista vaitiolositoumusta ei kirjoiteta, vaan omaan työhön kuuluva luottamuksellisuus sisältää myös ryhmän toiminnan. Lisäksi voidaan sopia, että ryhmän kesken on mahdollista vaihtaa ideoita, vinkkejä ja kysymyksiä myös tapaamisten välillä, siksi osallistujien yhteystiedot on hyvä koota ensimmäisen kokouksen muistioon, joka lähetetään kaikille osallistujille.

Tapaamiset aloitetaan yleisesti kahvittelun lomassa kuulumisten vaihtamisella, mikä mahdollistaa myös arjen toiminnasta nousevien haasteiden tuomisen yhteiseen keskusteluun. Työskentelyä jatketaan teemasta vetovastuuvuorossa olleen työntekijän valmistelun mukaisesti. Tarpeen mukaan on mahdollisuus myös kutsua asiantuntijoita tai vierailijoita ryhmään, osallistua yhdessä koulutuksiin tai vierailla toisilla paikkakunnilla yhdessä ryhmän kanssa. Tapaamisen lopuksi voidaan käydä yhteinen keskustelu tapaamisesta ja muistutetaan seuraavasta kerrasta.
Liite: esimerkkejä Hämeenlinnan tapaamiskerroista (pdf)

Vertaistyönohjausryhmän toimintaa voidaan soveltaa kohdentamalla ryhmä esim. toiminnanjohtajille tai projektityöntekijöille, jolloin voidaan keskittyä ryhmän toimenkuvaan kuuluviin kysymyksiin tai toimintakauden aikana eteen tuleviin vaiheisiin.

Pienen paikkakunnan osalta, jossa sosiaali- ja terveysalanjärjestöjen työntekijöiden määrä on pieni, ryhmän kokoaminen rajatun kohderyhmän osalta on vaikeata.

Myös moniammatillisten tiimien työskentelyyn vertaistyönohjausryhmä voisi sopia ja mahdollistaa erilaisen asiantuntijuuden käyttämisen. Toiminta voisi sopia myös vapaaehtoistyöntekijöiden työohjaukseen järjestökentässä. Käytäntö sopisi hyvin esim. järjestötalojen yhteistyön ja järjestöjen toiminnan kehittämisen työkaluksi siinä missä työntekijöiden tukemisen toimintamalliksi.

Toimintamallin juurruttaminen toteutuu osana Osuma-projektin levitystyötä ja toimintamallien kirjaamista. Toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi vertaistyönohjausryhmän toiminta suunnitellaan yhdeksi osaksi suunnitteilla olevan järjestötalon toimintaa. Toimintamallista kerrotaan myös mukaan osallistuvien järjestöjen omien verkostojen tapaamisissa ja yhteistyöverkostoissa.

Vertaistyönohjausryhmän arviointi toteutettiin ryhmämuotoisena keskusteluna marraskuussa 2007. Arviointiin osallistui viisi työntekijää, jotka olivat osallistuneet ryhmän toimintaan vuoden aikana. Osa arvioon osallistuneista työntekijöistä oli osallistunut mukaan vain muutamia kertoja, osa oli osallistunut säännöllisemmin ja pidemmällä aikavälillä, mikä osaltaan saattoi vaikuttaa arviointiin.

Ryhmä arvioi vertaistyönohjausryhmän onnistumista viidestä näkökulmasta: oliko ryhmään osallistuminen:

1. tarjonnut tukea omaan työhön ja työskentelyyn
2. mahdollistanut oman työn pohdiskelua
3. vahvistanut osaamista
4. tarjonnut virkistäytymistä ja
5. vertaisuutta.

Ryhmä arvioi niitä asteikolla 1 (erittäin vähän) - 5 (erittäin paljon). Lisäksi jokaisen näkökulman toteutumisen edistäviä ja estäviä tekijöitä nimettiin yhdessä keskustellen. Ryhmän antama numeroarviointi ja keskustelu kirjattiin yhteisesti nähtäväksi kokoushuoneen tussitaululle tapaamisen aikana.

Tulokset

Ryhmäkeskusteluna toteutetun arvioinnin perusteella yhteinen toiminta oli parhaiten onnistunut tarjoamaan osallistujille virkistäytymistä ja vertaisuutta. Seuraavaksi eniten ryhmä mahdollisti oman työn pohdiskelua ja vahvisti työntekijöiden osaamista. Vähiten ryhmän mielestä toiminta tarjosi tukea työhön.

Virkistäytymistä ryhmän mielestä edisti toiminnallinen tekeminen ja yhteinen kahvittelu. Tapaamiset järjestettiin eri järjestöjen toimipisteissä, joten tutustuminen uusiin paikkoihin mahdollisti myös virkistäytymistä kuten myös erilaiset ohjaustavat. Luonnollisesti virkistäytyminen olisi onnistunut paremmin suuremmalla määrärahalla.

Vertaisuutta edisti ryhmän hyvä ilmapiiri sekä helppous liittyen uutenakin ryhmän toimintaan mukaan. Lisäksi koettiin, että ryhmässä arvostettiin toisten osaamista. Vertaisuutta estivät työntekijöiden erilaiset työnkuvat ja tehtävät.

Tutustuminen toisiin yhdistyksiin ja tieto heidän toiminnasta sekä yhteistyön mahdollisuudesta antoi ryhmän mielestä tukea myös omaan työhön. Tuen mahdollistumista ryhmän toiminnassa oli estänyt työntekijöiden erilaiset toimenkuvat ja toiminnan kohderyhmät. Samoin työntekijöiden vaihtuvuus oli vaikuttanut siten, ettei ryhmästä ollut muodostunut niin tiivistä tai tuttua.

Oman työn pohdiskelua ryhmässä oli estänyt järjestön työn hektisyys ja mahdollisuus osallistua tapaamisiin vain satunnaisesti. Kiire vaikutti myös läsnäoloon ryhmän tapaamisten aikana. Yhdessä valitut aiheet ja uusien näkökulmien kuuleminen ryhmän keskusteluissa tapaamisten aikana mahdollisti kuitenkin pohdiskelua, mitä pidettiin tärkeänä.

Osaamisen vahvistamisessa olisi toivottu vielä selkeämpiä käytäntöjä tapaamisissa osaamisen jakamiseen. Myös järjestötyöntekijän roolin esille tuomista osaamisen näkökulmasta olisi tarvittu enemmän. Yhdessä valitut teemat ja ryhmän toiminta edisti jo sinänsä osaamisen jakamista ja vahvistumista.

Vertaistyönohjausryhmä on kehitetty osana Hämeenlinnan setlementti ry:n Osuma (Osallisuutta yhdessä) - projektin toimintaa. Osuma oli RAY:n rahoittama (2005–2008) järjestöyhteistyön kehittämishanke, jonka tarkoituksena oli kehittää toimintamalleja, jotka edistävät järjestöjen välistä yhteistyötä, lisäävät järjestötyöntekijöiden hyvinvointia ja osaamista, vahvistavat järjestötyön ase-maa sekä lisäävät tietoa järjestökentässä tehtävästä työstä.

Järjestötyöntekijöiden vertaistyönohjausryhmä on yksi projektin aikana kehitetyistä toimintamalleista. Mukana olevat järjestöt ovat suunnitelleet ja kehittäneet vertaistyönohjausryhmän toimintaa omista ja ryhmän yhteisistä tarpeista käsin. Osuma – projektin työntekijä on osallistunut ryhmän toimintaan sekä toimintamallin kehittämiseen yhtenä osallistujana ja tukenut yhteistä kehittämistyötä kirjaamalla toimintamallin levitystä varten.

Vertaistyönohjausryhmän toiminnan perustamisen taustalla oli tarve kehittää toimintamalli järjestötyötekijöiden työnohjaukselle ja työskentelyn tukemiselle. Paikallisissa järjestöissä työntekijöitä on usein vähän ja yhden työntekijän tehtäviin saattaa kuulua koko järjestön toiminnasta vastaaminen. Pienessä järjestössä ei myöskään ole työntekoa tukevaa työyhteisöä. Järjestötyön tekee osaltaan haastavaksi myös työnantajana toimiva vapaaehtoisista jäsenistä koostuva hallitus. Järjestöjen menestyminen tulevaisuudessa riippuu myös osaavien ja ammattitaitoisten työntekijöiden saamisesta järjestökentälle.

Tarvetta oli siis ryhmälle, jossa on mahdollisuus pohdiskella oman työn haasteita ja peilata kokemuksia toisten järjestötyöntekijöiden kanssa. Vertaisryhmätoiminta on yksi järjestötyön keskeisistä toimintatavoista, joten vertaisnäkökulman sisällyttäminen myös työnohjausryhmään koettiin osuvana. Toisaalta toimintamallilla ei haluttu korvata tai kilpailla ammattityönohjaajien kanssa. Paikallisjärjestöillä on usein myös hyvin niukasti resursseja käytettävissä työnohjaukseen, koulutuksiin tai muihin työn tekemistä tukevaan toimintaan.

Tavoitteeksi ryhmän perustamisvaiheessa oli muodostaa järjestötyöntekijöille käytäntö, joka lisää työntekijöiden jaksamista, hyvinvointia sekä tukee järjestötyössä tarvittavaa osaamista. Ryhmästä haluttiin luoda käytännönläheinen ja yksinkertainen toimintatapa, joka soveltuu järjestökenttään ja jota ei koeta liian hankalana toteuttaa kiireisen työn ohessa.

Nimeksi valittiin vertaistyönohjausryhmä, koska vertaisuus on ryhmän toiminnan kannalta tärkeä voimavara ja tuttu toimintatapa järjestötyössä. Työnohjaus-sanalla haluttiin tuoda esille, että ryhmän toiminnalla tarkoitetaan muutakin kuin kahvittelua ja kuulumisten vaihtoa. Vaikka sosiaalinen toiminta, kohtaaminen ja yhdessä pohdiskelu ovat ryhmätoiminnassa keskeisiä, on tärkeää myös nostaa esille oman työnteon kannalta kuormittavia tekijöitä ja toimintatapoja sekä yhdessä miettiä olemassa olevia voimavaroja.

Vertaistyönohjausryhmän oletettiin lisäävän työntekijöiden jaksamista ja hyvinvointia sekä vähentävän kokemusta siitä, että he tekevät työtä yksin ilman tukea toiselta ammattilaiselta. Aluksi oli epävarmaa, onko eri kohderyhmien (mm. nuoret, mielenterveyskuntoutujat, työttömät ja omaiset) kanssa toimivilla työntekijöiltä tarpeeksi yhteistä, jotta ryhmän toiminta onnistuisi. Oletuksena oli, että erilaiset toimenkuvat ja työkentät ovat oppimisen kannalta rikkaus.

Vertaistyönohjausryhmän toiminnan ovat suunnitelleet ja käytännön toiminnan kautta muodostaneet ryhmään osallistuneet järjestötyöntekijät. Yhteinen toiminta ja toimintatavan kehittäminen alkoi ensimmäisessä tapaamisessa, jonne eri järjestöjen työntekijöitä oli kutsuttu suunnittelemaan vertaispohjalta toimivaan työnohjauksellista ryhmää. Tällöin suunniteltiin ensimmäisen tapaamisen ohjelma, johon kului tutustumista, ryhmätoiminnan suunnittelua ja tulevien tapaamisten aiheiden ideoimista yhteisen iltapäivän aikana leirikeskuksessa.

Vertaistyönohjaustapaamisten aiheet ja ohjelma suunnitellaan yhdessä sovitulle ajanjaksolle ryhmän ensimmäisessä tapaamisessa. Yhteisesti listaamalla tekijöitä, jotka vaikuttavat omaan työhön ja äänestämällä niistä keskeisempiä, saadaan yhteiset aiheet tuleville kokoontumiskerroille. Vastuu kertojen vetämisestä ja aiheen alustamisesta jaetaan ryhmään osallistuvien kesken eli osallistujat toimivat myös vetäjinä. Tällöin kaikkien mahdollisuus vaikuttaa toimintaan on merkittävä, sillä toiminta pohjautuu ryhmäläisten osaamiselle ja osallistujien jakamiseen. Lisäksi tapaamisissa ajankohtaisten kuulumisten vaihtaminen mahdollistaa akuuttien haasteiden ja kysymysten tuomisen pohdittavaksi ryhmään.